Las respuestas automáticas en WhatsApp pueden ayudarte a optimizar la comunicación de tu negocio y a mejorar la experiencia de tus clientes.
Por su inmediatez y comodidad, la mayoría de los clientes prefieren comunicarse por WhatsApp. Por esta razón, en este artículo descubrirás los beneficios, ejemplos prácticos y como configurar tus respuestas automáticas para ofrecer una mejor atención.
Beneficios de configurar respuestas automáticas en WhatsApp
Configurar respuestas automáticas en WhatsApp ofrece múltiples ventajas que pueden mejorar la comunicación con tus clientes y la reputación de tu negocio:
- Disponibilidad constante: Puedes mantener una atención activa las 24 horas del día, incluso cuando no estás conectado.
- Respuestas inmediatas: Es posible ofrecer a tus clientes la información que necesitan al instante, mejorando su experiencia.
- Ahorro de tiempo: Al automatizar preguntas frecuentes, reduces el tiempo invertido en responder manualmente a cada cliente.
- Mejora la percepción de tu marca: La operatividad de esta herramienta proyecta profesionalismo y compromiso.
- Mayor satisfacción del cliente: Al atender rápidamente a consultas, aumentas la fidelidad y la retención de clientes.
- Organización y flujo de trabajo: Permite filtrar las consultas para que las solicitudes más importantes lleguen a las personas indicadas de tu equipo.
- Personalización al instante: Facilita que los mensajes automáticos estén adaptados al tono de tu negocio, fortaleciendo la conexión con tu audiencia.
- Reducción de estrés operativo: Libera al equipo de atención y ventas de responder constantemente a preguntas repetitivas y permite que se enfoquen en tareas estratégicas.
- Escalabilidad: Soporta un mayor volumen de consultas a medida que tu negocio crece sin comprometer la calidad de atención.
- Ventas y clasificación de Leads: Facilita la clasificación de leads y aumenta significativamente tus probabilidades de venta online.
Las respuestas automáticas facilitan la operatividad de tu negocio y en el siguiente apartado te compartimos algunos ejemplos prácticos para hacerlo.
Ejemplos de respuestas automáticas en WhatsApp
Algunos de los ejemplos de respuestas automáticas más efectivos utilizados en WhatsApp, son:
Un mensaje de bienvenida: puede ser algo tan simple como: “Hola, gracias por contactarnos en breve respondemos a tu consulta”.
Para horarios fuera de oficina: "Nuestro horario es de 9 a.m a 6 p.m te podrás comunicar con nuestro chatbot hasta que un operador esté disponible nuevamente”.
Otros ejemplos incluyen mensajes que guían el usuario a través de una acción: "Para conocer nuestros servicios visita nuestra web haciendo clic aquí".
Y si ofreces soporte, un mensaje como: “Por favor, indícanos tu problema y te ayudaremos lo antes posible” puede marcar la diferencia.
Estos ejemplos pueden servir de base para personalizar tus mensajes según el tono y las necesidades de tu negocio. Recuerda que cuanto más claro y directo seas, mejor será la experiencia para tus clientes.
En este punto quizás te preguntes ¿como puedo configurar estas respuestas? Te explicamos a continuación.
¿Cómo programar una respuesta automática en WhatsApp?
Para programar respuestas automáticas desde WhatsApp se requiere de unos pocos pasos.
Dependiendo de la versión de WhatsApp que utilices, las herramientas y opciones pueden variar, pero las dos opciones que ofrece la plataforma de mensajeria son:
- WhatsApp Business: Es una opción rápida y fácil de usar aunque tiene una cantidad de mensajes limitadas.
- WhatsApp API: Ofrece funciones mucho más avanzadas como mensajes masivos y chatbots e integración con un CRM.
En los dos siguientes apartados te compartimos las formas en las que puedes comenzar a programar respuestas automáticas con WhatsApp Business y como automatizar respuestas con Chatbots desde la API de WhatsApp
Cómo programar respuestas automáticas en WhatsApp Business
WhatsApp Business es rápido y fácil de usar, sin embargo tiene limitaciones en la cantidad de mensajes que puedes enviar y no es escalable.
Ahora bien, si se puede utilizar para programar respuestas automáticas simples. Te compartimos los pasos a seguir para hacerlo desde WhatsApp Business.
- Abre la aplicación WhatsApp Business
- Selecciona Herramientas para la empresa
- Elige Mensaje de ausencia
- Activa la opción Enviar mensaje de ausencia
- Edita el mensaje en el campo de texto
- Programa el envío del mensaje
- Selecciona a quiénes se les enviará el mensaje
Para programar el envío de tu mensaje automático, puedes elegir entre:
- Enviar siempre: Para enviar el mensaje en todo momento.
- Horario personalizado: Para enviar el mensaje solo durante un periodo específico.
- Fuera del horario comercial: Para enviar el mensaje solo fuera del horario comercial.
Otra opción para programar tus mensajes en Whatsapp es con WhatsApp API.
La API, ofrece funciones avanzadas como mensajes masivos y permite manejar un alto volumen de mensajes simultáneamente. Puede ser integrado a CRMs y facilita automatizar mensajes con chatbots.
Ambas funciones te permiten brindar respuestas automáticas, pero la primera es muy límitada en cuanto a variedad y cantidad.
Chatbots de IA en WhatsApp para respuestas automáticas avanzadas
De igual forma, si quieres brindar respuestas automáticas de forma más avanzada, puedes integrar al WhatsApp de tu negocio, chatbots de inteligencia artificial.
Los chatbots de inteligencia artificial (IA) en WhatsApp son una potente herramienta para responder las preguntas de tus clientes de manera mucho más profesional.
A diferencia de las respuestas automáticas preestablecidas, estos chatbots entienden el lenguaje natural, lo que les permite interpretar preguntas más complejas y ofrecer respuestas precisas.
¿Por qué son útiles?
- Responden las 24/7 sin interrupciones.
- Ofrecen respuestas rápidas y personalizadas.
- Aprenden con el tiempo, mejorando la calidad de las interacciones.
- Ahorran tiempo y recursos al manejar un alto volumen de consultas.
Son ideales para empresas que necesitan brindar una atención al cliente más avanzada, eficiente y profesional, incluso cuando no hay personal disponible.
La manera más fácil de implementarlo es a través de un CRM como el que te compartiremos a continuación.
Tikket: La herramienta para configurar respuestas automáticas en WhatsApp
Cuando pensamos en una herramienta ideal para integrar chatbots en nuestra empresa, pensamos en Tikket. Tikket es un CRM omnicanal con el que puedes centralizar tus canales de atención e integrar chatbots a tu WhatsApp.
Desde su plataforma puedes configurar y comenzar a utilizar estos 2 tipos de chatbots:
- Chatbots de Árboles de decisión: Operan con flujos de conversación predefinidos y son útiles para soporte técnico básico.
- Chatbots de IA generativa: Generan respuestas precisas de acuerdo al contexto y utilizan modelos de IA como los de ChatGPT
Estas son algunas de las soluciones para automatizar tus mensajes en WhatsApp desde Tikket. Sigue leyendo para conocer los beneficios y un poco más de estos tipos de chatbots.
Beneficios clave de usar Tikket para responder automáticamente por WhatsApp
Tikket te permite gestionar mensajes de manera centralizada, programar respuestas y analizar aspectos clave de la interacción, pero además, te brinda otros beneficios clave:
Atención 24/7: Responde a tus clientes en cualquier momento, incluso fuera del horario laboral.
Respuestas rápidas y precisas: Automatiza respuestas a preguntas frecuentes para garantizar una atención rápida, eficiente y profesional.
Envío masivo de mensajes: Automatiza y envia mensajes masivamente a todos tus clientes sin contratiempos.
Mejora la experiencia del cliente: Ofrece respuestas inmediatas que aumentan la satisfacción y fidelidad de tus clientes.
Gestión centralizada: Administra todas las conversaciones de WhatsApp desde un solo lugar, junto con otros canales como redes sociales y correo electrónico.
Ahorro de tiempo y recursos: Reduce la carga operativa al automatizar tareas repetitivas, permitiendo a tu equipo enfocarse en tareas estratégicas.
Análisis en tiempo real: Accede a métricas y reportes para medir el rendimiento de tus interacciones y optimizar tus estrategias de atención.
Escalabilidad para tu negocio: Soporta el crecimiento de tu empresa, permitiendo manejar un mayor volumen de consultas sin perder calidad en el servicio.
Seguridad garantizada: Protege la información de tus clientes y conversaciones con altos estándares de seguridad.
Sus funcionalidades te permiten ahorrar tiempo, mejorar la experiencia del cliente y asegurarte que cada mensaje refuerce el compromiso que tiene tu negocio con sus clientes.
Chatbots avanzados con IA para atención 24/7 en WhatsApp
Los chatbots con inteligencia artificial en WhatsApp permiten atender a los clientes en cualquier momento del día. No importa si es fin de semana o feriado, ni el número de consultas, ellos pueden manejar esa carga de forma automática.
Esta tecnología puede entender mensajes como humanos gracias al procesamiento del lenguaje natural y brindar una respuesta adecuada incluso cuando la consulta tiene errores ortográficos.
Chatbots de árbol de decisión: ¿Cómo funcionan en WhatsApp?
Un Chatbot de árbol de decisión organiza las posibles respuestas según las opciones elegidas por el usuario. Este tipo de chatbot es ideal para guiar a los clientes paso a paso y directamente hacia la información que necesitan.
Te explicamos brevemente brevemente como pueden funcionar en el WhatsApp de tu negocio:
- Preguntas con opciones: El bot presenta preguntas con respuestas específicas para que el usuario elija (por ejemplo, "¿Qué necesitas? 1. Soporte técnico 2. Información de productos").
- Rutas claras: Según la respuesta del usuario, el chatbot avanza a la siguiente pregunta o proporciona la información solicitada.
- Soluciones rápidas: Este sistema organiza las interacciones, haciendo que los clientes obtengan resultados sin necesidad de escribir mensajes largos.
Con herramientas como Tikket, puedes diseñar tus chatbots para guiar a tus clientes y agilizar los procesos de atención de manera clara y profesional.
Equilibrio perfecto entre respuestas automáticas y atención humana
Aunque las respuestas automáticas son valiosas, siempre hay casos donde la atención de un operador humano es esencial. Con Tikket puedes configurar una transición fluida entre los mensajes automatizados y la atención personalizada.
Tener un equilibrio entre ambas respuestas asegura que los clientes se sientan valorados y reciban la mejor atención posible, sin perder la eficiencia que brindan las herramientas tecnológicas actuales.
Si llegaste hasta aquí, habrás notado que las respuestas automáticas en WhatsApp, más que prácticas: son una estrategia clave para tu negocio. Usar funciones básicas o avanzadas, como los chatbots con inteligencia artificial, puede transformar la forma de interactuar con tus clientes para siempre.
Al implementar estas soluciones, puedes estar siempre disponible, mejorar la experiencia del cliente y posicionarte como una marca eficiente y accesible en el entorno digital.
Comienza hoy a incursionar en la automatización de respuestas y agenda una demo para conocer todo lo que puedes automatizar a través de Tikket o visita nuestra web para explorar todas las soluciones que tenemos para pequeñas y grandes empresas.
